I. BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURMA ZORUNLULUĞU OLAN GENEL KURUL TOPLANTILARI
Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur (TTK. m. 407/3), (Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik. m. 32). Toplantıda Bakanlık temsilcisinin bulunması ve toplantı tutanağını toplantı başkanı ile birlikte imza etmesi şarttır ( TTK. M. 422/1 ). Aksi halde alınan kararlar yoklukla malül olacaktır.
A. Kuruluş ve Esas Sözleşme Değişikliği İşlemleri Bakanlık İznine Tabi Olan Şirketlerin Bütün Genel Kurul Toplantıları
Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin hangileri olduğu “Anonim Ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine Ve Kuruluşu Ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ”in (RG., T. 15.11.2012, S. 28468) 5. maddesinde belirtilmiştir. Bu şirketlerin kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlığın iznine tabi olup bütün genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurmaları zorunludur. Bu şirketler:
- Bankalar,
- Finansal kiralama şirketleri,
- Faktoring şirketleri,
- Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri,
- Varlık yönetim şirketleri,
- Sigorta şirketleri,
- Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
- Döviz büfesi işleten şirketler,
- Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
- Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri,
- Ürün ihtisas borsası şirketleri,
- Bağımsız denetim şirketleri,
- Gözetim şirketleri,
- Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
- 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerdir.
B. Kuruluş ve Esas Sözleşme Değişikliği İşlemleri Bakanlık İznine Tabi Olan Şirketler Dışındaki Şirketlerin Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu Olan Genel Kurul Toplantıları
Kuruluş ve Esas Sözleşme Değişikliği İşlemleri Bakanlık İznine Tabi Olan Şirketler Dışındaki şirketlerde ise gündeminde aşağıdaki konuların bulunduğu bütün genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurmaları zorunludur.
- Sermayenin arttırılması veya azaltılması,
- Kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması,
- Kayıtlı sermaye tavanının arttırılması,
- Faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği,
- Birleşme, bölünme veya tür değişikliği
C. Genel Kurula Elektronik Ortamda Katılım Sistemini Uygulayan Şirketlerin Genel Kurul Toplantıları
TTK. m. 1527/5’de; “Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukukî sonuçlarını doğurur” denilerek elektronik ortamda genel kurul yapılabilme imkanı getirilmiştir. Bu hükmün uygulanma esasları Ticaret Bakanlığınca hazırlanan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ile düzenlenmiştir. Buna göre payları borsaya kote olan şirketlerin genel kurullarını elektronik ortamda yapmaları zorunlu iken kapalı anonim şirketler ile hisse senetleri borsaya kote olmamış halka açık anonim şirketler açısından ihtiyari olup genel kurullarını dilerlerse bu sistem üzerinden gerçekleştirebileceklerdir.
Elektronik Genel Kurul Sistemine (EGKS) geçmiş şirketlerin Genel kurul toplantısının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur (Yönetmelik. m. 12). EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir (Yönetmelik. m. 14/2).
D. Yurt Dışında Yapılacak Bütün Genel Kurul Toplantıları
Genel kurul toplantıları, esas sözleşmede aksine hüküm olmadıkça, şirketin merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları içinde yapılır. Şirket merkezinin bulunduğu yerde toplantının hangi adreste yapılacağı esas sözleşmede özel olarak belirtilmemişse, bunu belirleme yetkisi toplantı çağrısı yapanlara aittir. Toplantının, şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları dışındaki başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi için bunun esas sözleşmede açıkça düzenlenmesi gerekir. (Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik. m. 8). Yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsile yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az otuz gün önceden bir dilekçe fiziki ortamda veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda müracaat edilmelidir. Genel kurulun, yönetim kurulu dışında çağrıya yetkili olanlar tarafından çağrılması halinde, dilekçe bunlar tarafından imzalanır. Toplantı yeri yurt dışında olacağından müracaat Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğe yapılır ve Bakanlık temsilcisi görevlendirme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir. Dilekçeye; genel kurulu toplantıya çağıran organın kararı, gündem ve bakanlık temsilcisi ücretinin yatırıldığını gösterir belge eklenir (Yönetmelik. m. 35, 36, 37, 38).
E. Yurt Dışında Yapılacak İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurul Toplantıları
İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurul Toplantısı yurt dışında yapılacak ise Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur. Yurt içinde yapılacak olan İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurul Toplantısında ise ihtiyaridir.
II. BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURMA ZORUNLULUĞU OLMAYAN GENEL KURUL TOPLANTILARI
Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olmayıp ihtiyaridir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.
A. Yukarıda I. Nolu Başlık Altında Sayılanların Dışındaki Genel Kurul Toplantıları
B. Tek Pay Sahipli Şirketlerin Genel Kurul Toplantıları (Kuruluş Ve Esas Sözleşme Değişikliği İşlemleri Bakanlık İznine Tabi Olan Şirketler Hariç)
C. Yurt İçinde Yapılacak İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurul Toplantıları
* Av. İ. Bahadır ÇELİKTAŞ ve Av. İpek buse Demirer